年會即將到來，除了要策劃年會活動，年會活動的預算也是非常重要的,超支太多領導肯定會不高興,所以在年會進行之前一定要做好各方面的預算,不能漏掉一些項目和細節,今天就給大家總結一下年會活動策劃中一般會涉及到的預算項目,為你介紹如何做好年會的預算。
1.交通費用
年會期間交通費用主要是包括住宿地至年會場地的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。及返程交通--包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。
2.年會室/廳費用
年會場地租金通常而言,場地的租賃已經包含某些常用設施。如果不是特殊要求,通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。此部分費用主要是租賃一些特殊設備,如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等,租賃時通常需要支付一定的使用保證金,租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。
3.餐飲費用
年會的餐飲費用可以很簡單,也可以很復雜,這取決于年會議程需要及年會目的。
中餐及午餐
中餐及午餐基本屬于正餐,可以采取人數預算--自助餐形式,按桌預算--圍桌式形式.如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供,餐館可能會收取一定數量的服務費用。
會場茶歇
此項費用基本上是按人數預算的,預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合.承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用,如果主辦方需要非程序服務,可能 需要而外的預算.通常情況下,茶歇的種類可分為西式與中式兩種--西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主,中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水 果、咖啡、水果及點心為主。
酒水及服務費
通常,如果在高星級酒店餐廳就餐,餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的,如果可以外帶酒水消費,餐廳通常需要加收服務費.在高星級酒店舉辦年會宴會,通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費.
4.視聽設備
除非在室外進行,否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行,視聽設備的預算就比較復雜,包括設備本身的租賃費用,設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用,背景音樂及娛樂音樂選擇,主辦者可自帶也可以讓會展服務商代理。
5.演員及節目
通常可以選定節目后按場次計算，預算金額通常與節目表演難度及參與人數相關。在適宜地點如果有固定的演出,那預算就很簡單,與觀看表演的人數正相關，專場或包場除外。
6.雜費
雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用,包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、年會策劃、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等.雜費的預算很難計劃,通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。
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