展覽會越辦越多，企業(yè)在選擇展覽會時，不能盲目的參加所有發(fā)出邀請的展覽會，不僅勞民傷財也無法達到企業(yè)參展想要的結(jié)果，決定參展前應當結(jié)合參展目的重點考慮5個因素。
1.展會性質(zhì)。每個展覽會都有不同的性質(zhì)，從展覽目的可分為形象展和商業(yè)展;從行業(yè)設置可分為行業(yè)展與綜合展;按觀眾構成可分為公眾展與專業(yè)展;按貿(mào)易方式可分為零售展與訂貨展;以展出者劃分，又有綜合展、貿(mào)易展、消費展……凡此種種，不一而足。在發(fā)達國家，不同性質(zhì)的展覽會界限分明。但是在發(fā)展中國家，由于受到經(jīng)濟環(huán)境和展覽業(yè)水平的限制，往往難有準確的劃分。參展商應結(jié)合自身需要，謹慎選擇。
2.知名度。現(xiàn)代展覽業(yè)發(fā)展到今天，每個行業(yè)的展覽都形成了自己的“龍頭老大”，成為買家不可不去的地方，如：芝加哥工具展、米蘭時裝展、漢諾威工業(yè)博覽會、廣州全國出口商品交易會等。通常來講，展覽會的知名度越高，吸引的參展商和買家就越多，成交的可能性也越大。如果參加的是一個新的展覽會，則要看主辦者是誰，在行業(yè)中的號召力如何。名氣大的展覽會往往收費較高，為節(jié)省費用，可與人合租展位，即使如此，效果也會好于參加那些不知名的小展覽會。
3.展覽內(nèi)容。現(xiàn)代展覽業(yè)的一大特點是日趨專業(yè)化，同一主題的展覽會可細分為許多小的專業(yè)展。例如，同樣是有關啤酒的展覽會，其具體的展出內(nèi)容可能是麥芽和啤酒花，可能是釀造工藝，可能是生產(chǎn)設備，可能是包裝材料或技術，也有可能是一場品牌大戰(zhàn)。參展商事先一定要了解清楚，以免“誤入岐途”。
4.時間。任何產(chǎn)品都具有自己的生命周期。即新生、發(fā)育、成熟、飽和、衰退五個階段。展出效率與產(chǎn)品周期之間有一定的規(guī)律。對于普通產(chǎn)品而言，在新生和發(fā)育階段，展會有事半功倍的效果;在成熟和飽和階段，展出的效果可能事倍功半;到了衰退階段，展出往往會勞而無功。
5.地點。參加展覽會的最終目的是為了向該地區(qū)推銷產(chǎn)品，所以一定要研究展覽會的主辦地及周邊輻射地區(qū)是否自己的目標市場，是否有潛在購買力。必要時可先進行一番市場調(diào)查。曾經(jīng)有一個拖鞋的廠家，想當然地認為非洲天氣熱則非洲人一定推銷產(chǎn)品。到了那邊才發(fā)現(xiàn)，并非天氣熱不假，但那里的超級大國百姓平時根本就不穿鞋。
精心準備
一旦決定了參加某一個展覽會，則要即刻開始積極籌備。展覽會是一項系統(tǒng)工程，千頭萬緒，需要考慮的問題很多。怎樣才能合理使用人力、財力和精力呢?有人對展覽會上的參觀者作了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)影響他們記憶的因素主要有六條。建議展出者不妨從這里入手。
1.展品選擇。展品是展出者能給參觀者留下印象的最重要因素。在參觀者的記憶因素中，“展品有吸引力”占到39%的比重，應予重點考慮。選擇展品有三條原則，即針對性、代表性和獨特性。針對性是指展品要符合展出的目的、方針、性質(zhì)和內(nèi)容;代表性是指展品要能體現(xiàn)展出者的技術水平、生產(chǎn)能力及行業(yè)特點;獨特性則是指展品要有自身的獨到之處，以便和其它同類產(chǎn)品區(qū)分開來。
2.展示方式。展品本身大部分情況下并不能說明全部情況、顯示全部特征，需要適應圖表、資料、照片、模型、道具、模特或講解員等真人實物，借助裝飾、布景、照明、視聽設備等手段，加以說明、強調(diào)和渲染。展品如果是機械或儀器，要考慮安排現(xiàn)場示范，甚至讓參觀者親自動手;如果是食品飲料，要考慮讓參觀者現(xiàn)場品嘗，并準備小包裝免派發(fā);如果是服裝或背包，要使用模特展示，或安排專場表演。這些都是為了引起參觀者的興趣，增加他們的購買欲望。
3.展臺設計。展臺設計的表面任務是要好看，根本任務則是要幫助展出者達到展覽目的。展臺要能反映出展出者的形象，能吸引參觀者的注意力，能提供工作的功能環(huán)境。因此，展臺設計在注重視覺沖擊力的同時，還要注意以下幾點：展覽會不是設計大賽，展臺設計要與整體的貿(mào)易氣氛相協(xié)調(diào);展臺設計是為了襯托展品，不可喧賓奪主，讓綠葉淹沒了紅花;展臺設計要考慮參展者的公眾形象，不可過于標新立異;展臺設計時不要忽略展示、會談、咨詢、休息等展臺的基本功能。
4.人員配備。人是展覽工作的第一要素，也是展覽成功與否的關鍵所在。展臺的人員配備可以從四個方面加以考慮：第一，根據(jù)展覽性質(zhì)選派合適類型或相關部門的人員;第二，根據(jù)工作量的大小決定人員數(shù)量;第三，注重人員的基本素質(zhì)，如相貌、聲音、性格、自覺性、能動性等;第四，加強現(xiàn)場培訓，如專業(yè)知識、產(chǎn)品性能、演示方法等等。展臺人員要結(jié)合參展商品的特點，靈活應對：如果大眾消費品應著力樹立品牌形象，在消費者中形成親和力;如系新產(chǎn)品，須大力宣傳其與眾不同之處;產(chǎn)品如具獨創(chuàng)性，則應強調(diào)其在技術上的突破性。
5.客戶邀請。展覽會上若能顧客盈門當然求之不得，便有時難免會出現(xiàn)門庭冷落的情況。這就要求參展者除了被動的地等客戶到，還要有意識地請客戶來。可采取直接函、登門拜訪、通過媒體做廣告、現(xiàn)場宣傳、派發(fā)資料等手段，邀請和吸引客戶。總之，要未雨綢繆，把工作做在前面。 企業(yè)參加展覽會時如果能按照以上步驟甄別、選擇和籌備的話，想念會收到事半功倍的效果。
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