對于一場成功的年會，選擇一個合適的場地是前提。找到新穎的場所和設(shè)計獨(dú)特的年會內(nèi)容可以創(chuàng)造出令人難忘的情景。
我們不能盲目的尋找場地，而是在開始尋找活動場地前，要進(jìn)行活動構(gòu)想，制作活動規(guī)劃表，深入了解活動空間、活動以及供應(yīng)商的需求。如果活動的首要要素不具備，那么其他要素，——雄偉建筑、精致陳設(shè)、富麗堂皇——再完美也無關(guān)緊要。因此我們在選擇活動場地的時候應(yīng)和結(jié)合策劃方案，整體思考分析。
需求信息
作為活動組織者，我們需要盡量多的收集到基本信息。主要包括活動性質(zhì)、時間、地域范圍、規(guī)模人數(shù)、預(yù)算、特殊要求。根據(jù)這些活動基本信息，篩選適合的場地。我們不應(yīng)該把場地局限在宴會廳，要盡量營造出神奇的效果，但首先要對年會策劃與實施的所有相關(guān)情況提前進(jìn)行準(zhǔn)備。
候選場地
根據(jù)活動的信息去尋找滿足需求的場地。可以通過場地分類網(wǎng)站、地圖等方式搜索，或者通過策劃公司建議。把找到的場地信息匯總，并分為自己意向比較強(qiáng)烈主選和意向一般的備選兩大類。
檔期查詢
下面就是依次向場地方電話溝通，首先是求證信息的準(zhǔn)確性。場地大小，場地所具有的基礎(chǔ)設(shè)備，場地使用費(fèi)用，檔期有沒有等。如果場地方表明已有人預(yù)定場地，也不要馬上排除，詢問場地方其他客戶是否付定金。如果預(yù)定場地方未付定金，還是有機(jī)會可以使用該場地。
實地考察
通過電話一輪的咨詢，進(jìn)一步聚焦了候選場地，一般在2～3家。接下來就可以和場地的銷售經(jīng)理預(yù)約看場地了，建議集中一天把候選場地都考察一遍。
實地考察場地，考察哪些內(nèi)容：
1）場地環(huán)境
場地的環(huán)境，對營造一個想要的氛圍十分的重要。首先看到的一定是場地的外部環(huán)境，交通，文化氛圍是否符合活動要求，需要有一個大體的評估。
走進(jìn)場地，第一印象很重要，場地的格調(diào)、陳設(shè)是否陳舊，衛(wèi)生條件如何，周圍是否有噪聲干擾，都是考察時需要注意到的問題。
接著是活動最主要的主會場，場地大小是否符合人數(shù)要求，層高有多高，是否影響活動的舞臺、燈光設(shè)置。場地內(nèi)是否有柱子，如果有柱子，是否會阻礙觀眾視線等。和主會場相關(guān)的VIP室、化妝間的設(shè)置、客房甚至是衛(wèi)生間都要依次考察，特別是貴賓可能入住的房間環(huán)境都要實地體驗，以便分辨場地是否合乎要求。最好向酒店索要一張平面圖，以便后期規(guī)劃。
2）場地設(shè)備
考察場地時，注意詢問場地設(shè)備，如果活動需要使用酒店設(shè)備，如酒店自帶舞臺燈光，麥克風(fēng)，音響，投影，LED大屏幕等設(shè)備，都要依次打開試聽。如需使用酒店舞臺，需要了解酒店提供的舞臺多大多高，舞臺擺放位置，紅毯、踏步是否有提供等。
3）場地服務(wù)
場地銷售及場地服務(wù)人員是否專業(yè)，若在酒店使用會場舉辦活動或宴請，是否提供免費(fèi)停車等附加服務(wù)。
4）場地餐飲
是否提供餐飲服務(wù)（有些酒店只提供住宿，不提供餐飲）不同餐標(biāo)的菜單是什么樣的菜品，有什么口味特色等。
5）場地安保
消防設(shè)備的位置，安全通道在什么位置，是否暢通。場地安全用電在多少功率之內(nèi)。
6）場地報價
在關(guān)于場地的價格方面，我們要詳細(xì)了解餐飲菜單價格，是否可以自帶酒水，如果可以自帶，酒水是否有加收開瓶費(fèi)；場地租賃費(fèi)，設(shè)備租賃費(fèi)，若活動舉辦，最早可以何時進(jìn)場搭建，是否有進(jìn)場費(fèi)等。
如果經(jīng)過一輪考察，沒有碰到心儀的場地，那么我們再次回到候選場地的步驟尋找合適的場地。
對比決策
將考察過后的各場地優(yōu)劣勢進(jìn)行對比，選擇出最優(yōu)場地。
我們每天活躍在各地活動現(xiàn)場，熟悉每一塊場地優(yōu)劣。場地之家的酒店會場、高校場地、社區(qū)商圈所有數(shù)據(jù)都是一手采集。無論千人大會，還是數(shù)十人的培訓(xùn)講座，都能找到您所需。場地之家更有“場地神探”服務(wù)，免費(fèi)協(xié)助您找到更多場地，我們非中介、不賺差價，我們只通過提供配套服務(wù)獲利！如有需要您可以撥打三牛文化全國服務(wù)熱線400-700-5261進(jìn)行咨詢，期待與您真誠合作。
